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在商务写作指南中,句子结构当然很重要。然而,在这本商务写作指南中,我们试图探索一些写作技巧,一些超越句型的小想法和想法。掌握了这些,你的电子邮件就会赏心悦目,凸显出你的高情商。
一般来说,电子邮件的开头更为重要。春风化雨的开始,可以迅速拉近彼此的距离,连接过去与未来,扫清沟通的障碍。
这里为您提供一些简单而经典的开场白。
1.我希望你一切都好。
希望你一切都好。
2. 希望您一切顺利。
希望你一切顺利。
3. 刚刚签到。
这是美国人常用的句型。和我们“没关系,打电话问问,看看你过得好不好”几乎是一样的意思,让对方放松下来。
4. 只是想向您发送一条简短的信息...
只是给你发消息...
5. 一切都好吗?
一切都好吗?
6. 只是检查以确保……
刚刚过来确认一下...
7. 我想联系你是因为……
我只是联系你...
以上只是开胃菜。下面我将介绍一些技巧,教你如何在一些棘手的情况下回复电子邮件,使你的电子邮件看起来外交和礼貌。
1 表现礼貌的大杀手:情态动词和修饰语
例如,有时你必须向老板报告坏消息。如果你写了一封像下面这样的电子邮件,你的老板看到后可能会立即感到沮丧。
该项目的完成将会有所延迟。
那么,怎样才能缓和语气,让老板消化坏消息,精神振奋呢?下面这句话可以给你一些参考:
项目的完成可能会略有延迟。
这里使用了一些小技巧,比如情态动词 might be 和修饰语small,可以软化整个句子,减少很多负面情绪。
一位老外曾经说过,写商务邮件时使用好的修饰语是多么重要:
如果我们使用限定词来降低单词的质量,它们就会成为很好的“软化剂”。我们说话时用来软化内容语气或表达礼貌的词语。
以下是一些使电子邮件礼貌的其他修饰语:一点,一点,一点,轻微,轻微,小,一两个。
下次,如果你想向老板报告坏消息,请尝试使用这些词语,例如:
我们的新产品遇到了问题。
我们的新产品遇到一两个问题。
这个新产品有一个小问题。
我们将超出预算。
我们可能会稍微超出预算。
我们稍微超出了预算。
营销活动落后于计划。
营销活动有点落后于计划。
营销活动有点落后于计划。
2 使用提问,语气礼貌指数超乎想象
让你的电子邮件看起来礼貌和真诚的另一种方法是使用问题,尤其是当你想发表评论时。
例如,如果你想让别人重新设计你的公司标志,如果你像下面这样直白地说出来,大多数人会认为你有点霸道。也许他们心里还有OS:为什么说要重新设计就直接设计呢?例如:我们应该重新设计公司标志!
如果你在给老板的邮件中使用上面这句话,那简直就是玩命的节奏。那么,聪明人怎么说呢?
方式是用提问的方式间接提出你的建议,比如:
我们不应该重新设计公司标志吗?
一般来说,也可以用could't、wouldnt句子来表达个人意见,例如:
常用表达:
我们必须聘请一家新的广告公司。
高级表达:
我们不能聘请一家新的广告公司吗?
聘请一家新的广告公司不是更好吗?
3. 使用过去进行时让你的电子邮件的语气up, up
过去进行时也是撰写电子邮件时的一个很好的工具。如果使用得当,它可以将电子邮件提升到一个更高的水平,例如:
我希望我们今天能签合同。
我希望我们今天能签合同。
我希望我们今天能签合同。
我认为我们需要雇用更多员工。
我在想我们需要雇用更多员工。
我想我们需要雇用更多员工。
我的目标是在月底之前完成这个项目。
我的目标是在月底之前完成这个项目。
我计划在本月底完成这个项目。
过去进行时有何妙处?国外专家这样说:
使用过去进行时会让句子听起来更假设和试探,因此不那么直接,是在英语中注入外交和礼貌的好技巧。
4、善用被动语态,避免说别人坏话。
被动句型也是改变生硬语气的好方法。例如,如果电子邮件中出现下面这样的句子,收件人可能会不太高兴!
你把我的电脑弄坏了!
你把我的电脑弄坏了。
这个主动语态句子非常直接,如果您的目的是避免对抗,那么您可以考虑使用被动语态来减轻句子的情感影响:
我的电脑坏了!
我的电脑坏了。
另一个例子是下面的两个句型。去掉主语后,你可以避免谈论谁对这种行为负责,使句子变得非常商业化。
你说你今天要签署协议。
据了解,您今天将签署协议。
据说今天要签合同。
您同意降低费用。
双方同意你们将降低费用。
我们之前谈过,你说你会降低成本。
5、学会用“软语”进行心理建设
在商务写作中,如果可以使用一些“柔和剂”,使用这样的语言工具可以让整体的内容语气更加柔和。
一般来说,在传达坏消息时,可以用这样的词语来营造接受者的心理。
这些话包括:我害怕,很抱歉,说实话,不幸的是,恕我直言
老实说,我认为我们需要重新考虑我们的营销策略。
老实说,我认为我们应该重新考虑我们的营销策略。
恕我直言,我不同意你刚才所说的。
恕我直言,我不同意你所说的。
6.使用情态动词来凸显你的情商
情态动词,如 will、could、may 或 might 非常适合软化请求或发出命令:
我想要更多时间来完成这个演示。
我可以用更多的时间来完成这个演示。
如果有更多的时间来完成这个演示就太好了。
如果我能有更多的时间来做这份报告就好了。
请把电话递给我。
请把电话递给我好吗?
请把电话递给我好吗?
你能把电话递给我吗?
7、否定句也应该换种说法。
不确定这意味着什么?请看下面的例子。
恐怕我还没有完成报告。
恐怕我还没能完成报告。
恐怕我无法完成这份报告。
第一句话是不是很生硬?
第二句中加“能够”是恰当的心计表达,用来暗示“你还在认真地做这项工作,但可能有一些无法控制的力量阻止你做好工作,比如一个大的因素”。工作量”。等一下。”
还有“还”吗?用来强调你还在努力,快要完成了,让收件人觉得你一直在努力,消除负面情绪。
另一种方法是改变讨论方式,使用多种句型,让负面内容变得不那么负面。
我无法给你比这更好的交易。
我无法为您提供比这更好的交易。
我无法给你比这更好的交易。
我无法给你比这更好的交易。
8 适当使用副词来提高知名度
在商务电子邮件中,一些副词“完全、完全或完全”可以用来减弱或加强语气,例如:
我对这个协议并不满意。
我对这个协议并不完全满意。
我对这个协议并不完全满意。
一位外国专家曾说过这样一句话来表达商务写作中语法和句子结构的重要性。小编认为这句话值得一读。下次当你拿起笔写电子邮件时,你可以用它来提醒自己。如何写一封优雅的电子邮件:
选择正确的单词和正确的语法可以在很大程度上消除我们必须传递的信息中的一些不愉快之处。
它还可以帮助我们在正常业务过程中保持对上级或客户的尊重。
说了这么多商务邮件的写作技巧,我们来看看在一些具体场景下,如何在邮件中写花吧!
别人总是在最后一刻向你寻求帮助。如果你不想帮忙,怎么能拒绝呢?
我很乐意帮助您,但我已经向其他人(同事、客户等)做出了承诺,今天将完成他们的项目。
如果他们不遵守我所说的,对他们来说是不公平的。
我一定会尽快适应这一点。感谢您的理解。
人们总是要求你作为中间人,而不是直接联系他们。你如何回应?
这不是我的专业领域。我很乐意为您联系最能帮助您解决此问题的人。
如果有人总是要求你在短时间内赶上任务,你会如何回应?
我知道这个项目对您来说是一个高度优先的事项,如果我绝对有必要在该日期之前交出一些东西,我可以让它发生。
但如果我能有更多的时间(几天、几周等),我真的可以交付更高质量的东西。
我可以再多一点时间吗?
当有人要求你做一些你目前没有时间或精力做的事情时,你如何回应?
我很感激你想到我,我很荣幸收到这个请求。
但不幸的是,我现在没有时间全力以赴。
我认为找到一个可以为这个项目投入更多时间和精力的人会让你受益匪浅。
在电子邮件中设定界限并提供心理支持的 6 个小方法?
延期:“我现在很忙,但请随时跟进。”
当你很忙的时候,你可以回答:我现在太忙了,但我稍后会跟进。
推荐:“我没有资格做你所要求的事情,但这里还有别的事情。”
你推荐别人做事:我现在没有权利做你要求的事,但我可以向你推荐某人。
简介:“这不是我的职责,但我认识一个可能会有所帮助的人。”
介绍别人时:这件事不是我负责的,我知道XXX可以帮助你。
The Bridge:“你们两个正在朝着共同的目标努力。”
当中介时:你们两个的目标非常相似。 (言下之意:你们两个可以合作,别找我。)
批次:“其他人也提出了同样的问题,我们一起聊聊吧。”
面对一群人如何回答:别人也问过这个问题,我们一起讨论一下。
关系帐户:“如果我帮助了你,我就会让别人失望。”
面对关系人如何礼貌拒绝:如果我帮助了你,我一定会让别人失望。
另外,在商务英语中,哪些词可以用,哪些词不能用?
最后,我们来谈谈电子邮件是如何结束的。
我们平时写邮件的时候,是不是总是以同一句话结尾?请选择以下三句话之一?
“如果您有任何疑问,请告诉我。”
“如果您还有其他问题,请告诉我。”
“如果您还有什么需要,请告诉我。”
但事实上,这些说法都是非常僵化的。当我们给朋友、客户、老板写邮件时,我们有必要这么死板吗?下次你可以试试下面的说法
“这对你有帮助吗?”
“这回答了你的问题吗?这有道理吗?”
“今天还有什么需要我帮忙的吗?”